Benutzerresistente Formatvorlagen

Seit heute bin ich (wieder) sehr dankbar dafür, dass Andi angeregt hatte, ich solle meine Diplomarbeit statt mit MS Word mit Latex schreiben!

Für meine Kollegin habe ich in einem fertigen und von Dritten geschriebenen Dokument Überschriften neu gegliedert und formatiert, so dass sich daraus ein Inhaltsverzeichnis generieren lässt. Was für eine scheiß Arbeit!!?

Ich muss dazu sagen, ich habe zuvor noch nie(?) Formatvorlagen in Word benutzt, geschweige denn eine Gliederung über 16 Kapitel in eine Tiefe von bis zu 4 Unterpunkten vorgenommen. In meiner eigenen Installation habe ich sämtliche automatischen Änderungen, die Word dauernd selbst vornimmt abgeschaltet, weil es mich einfach zu Tode nervt.

Gestern habe ich damit begonnen, zu recherchieren, wie man neue benutzerdefinierte Formatvorlagen anlegt. Da bin ich nicht fündig geworden. Was ich aber fand, waren Beschreibungen, wie man bestehende Vorlagen anpasst. Da genug unsinnige Formatvorlagen (im Folgenden nur noch FV genannt) vorhanden sind, ist das auch nicht weiter wild – wenn auch nicht die optimale Lösung.

In jedem Fall ist es sinnvoll, sich im Voraus Gedanken darüber zu machen, wie die einzelnen Überschriften nachher stehen sollen: Wie weit sollen die Unterpunkte eingerückt werden? Wo soll der Einzug im Falle einer zweizeiligen Überschrift erfolgen? Welchen Schriftgrad etc. sollen sie bekommen? Wichtig ist auch, darauf zu achten, dass genug Abstand zwischen Nummerierung und Text ist, falls die Unterpunkte den zweistelligen Bereich (z. B. 10.2.3.11) erreichen. Der Platz dazwischen wird sonst möglicherweise knapp.

Fenster “Gliederung anpassen”

Tapstopp im Bereich Textposition gibt den Raum zwischen der Nummer und der nachfolgenden Überschrift an, während Einzug bei den Beginn der zweiten Zeile der Überschrift festlegt.

Mir ist auch nach 2,5 Stunden rumfreckeln nicht ganz klar, warum Word manche Änderungen übernimmt und manche nicht. Auch hatte ich nach Fertigstellung der Gliederung auf manchen Seite nach wie vor mysteriöse Linien, die ich nicht entfernen konnte, ohne dass sie bei Änderung der Formatierung wieder erscheinen würden. Aber gut, ich erkläre jetzt mal, was ich meine, über die Anpassung der FV herausgefunden zu haben. Orientiert hab ich mich an Seite 1 und 2 dieses Dokuments*.

  1. Überschrift erstellen bzw. markieren und dann die gewünschten Formatierungen unter dem Menüpunkt Format vornehmen.
  2. Da die Einstellungen hier sehr individuell sind, führe ich nicht aus, was ich genau gemacht habe. Ich habe für meine Zwecke Veränderungen unter den Menüpunkten Format > Zeichen, Format > Absatz und Format > Nummerierung und Aufzählungszeichen vorgenommen. Zitieren möchte ich hier aber die Erklärung zum Register Zeilen- und Seitenumbruch aus dem Untermenüpunkt Absatz, welche ich dem genannten Dokument entnommen habe und sehr hilfreich fand:

    Absatzkontrolle
    Es wird vermieden, dass bei einem Seitenumbruch am Ende oder am Anfang der Seite nur eine Zeile verbleibt.

    Zeilen nicht trennen
    Bei einem Seitenumbruch wird eine mehrzeilige Überschrift auf einer Seite dargestellt, die Zeilen also nicht getrennt.

    Absätze nicht trennen
    Bei einem Seitenumbruch wird vermieden, dass die Überschrift auf einer und der dazugehörige Text auf der nächsten Seite erscheint.

    Seitenumbruch oberhalb
    Diese Überschrift fängt immer auf einer neuen Seite an.

  3. Ist die Überschrift fertig formatiert, wird sie markiert und der alte Name (hier: „Standard“) wird im Kombinationsfeld für Formatvorlagen:

    Kombinationsfeld Formatvorlagen

    mit dem neuen (hier: „H1“) überschrieben.

    Kombinationsfeld Formatvorlagen

    Enter speichert die Einstellungen unter dem Namen „H1“.

Im Grunde ist die Chose an dieser Stelle fertig und die neuen FV können verwendet werden. Merkt man allerdings während der Arbeit, dass die ein oder andere Überschrift doch nicht so ganz passt, gehen die Freckeleien wieder los.

Ich habe es nicht hinbekommen, eine nochmals geänderte FV unter dem gleichen Namen erneut abzuspeichern. So habe ich dann bei nachfolgenden Änderungen an „H1“ Minuszeichen (dann: „H1-„) angehängt. Will man aber alle Überschriften einer Ordnung mit der gleichen FV belegen, ist dies nun aber erneut durchzuführen und die alte FV („H1“) kann dann gelöscht werden.

Ist alles fertig, wird ein Inhaltsverzeichnis generiert. Über das Menü Einfügen > Referenz > Index und Verzeichnisse kann auf der zweiten Registerkarte Inhaltsverzeichnis das Aussehen desselben festgelegt werden. Bei Optionen können die Einrückungen für die Unterüberschriften angegeben werden. OK erzeugt das Inhaltsverzeichnis an der Stelle, wo sich der Cursor befindet.

Ich hoffe, ich hab bei der Beschreibung an alles gedacht und muss sowas so schnell nicht wieder machen! Gearbeitet hab ich übrigens mit MS Word 2002. Als Entschädigung hab ich heute meinen höchsteigenpersönlichen WLAN-access point in mein Büro gelegt bekommen! ;-)

Einen sonnigen Feierabend wünscht
Kaddi

*welches ich glücklicherweise hier gefunden habe.

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